“Poteva essere una mail” è ormai la frase più ricorrente quando si parla di riunioni, sia online sia in presenza. Eppure, ci sono momenti in cui vedersi di persona è fondamentale e dal meeting faccia a faccia non riesce a scappare nemmeno il fan n. 1 di Zoom.
Quando dobbiamo fare un lungo brainstorming, prendere decisioni delicate, dare avvio a un nuovo progetto o conoscere meglio un team che si è costituito da poco, l’incontro in presenza è la soluzione ideale.
Tutto questo, però, ha bisogno del contesto giusto. E il contesto non è fatto solo di slide e parole, ma anche di spazi, luci, suoni e perché no, comodità. L’ambiente in cui ci troviamo può influenzare enormemente il successo di un incontro. E spesso ce ne accorgiamo solo quando manca qualcosa.
Il potere dello spazio (anche se non ce ne accorgiamo)
Uno spazio riunioni ben progettato mette tutti a proprio agio, abbassando la tensione (soprattutto quella che si crea quando il Wi-Fi di chi sta parlando inizia a traballare e le frasi si sentono a scatti), favorisce l’ascolto e la partecipazione, trasmette professionalità senza essere freddo e permette di concentrarsi ma anche di aprirsi.
Inoltre, la possibilità di muoversi in uno spazio reale, condiviso, o di cambiare assetto (dalla tavolata al cerchio, dal workshop alla presentazione) incidono sul clima del gruppo e sulle dinamiche del confronto. Stare seduti nella stessa posizione per ore, di fronte a uno schermo, e parlare attraverso una webcam crea molte più rigidità.
Riunione ≠ solo “stanza con tavolo”
Una volta che ci siamo resi conto che per i nostri obiettivi la riunione in presenza è l’unica la migliore soluzione, è importante non cadere nella scelta della location: ambienti improvvisati o sottodimensionati, sale troppo grandi o troppo piccole, senza privacy, con sedie scomode o poca tecnologia, possono fare la differenza, e non in positivo.
Non è solo una questione di estetica. È una questione di funzionalità e attenzione:
→ vuoi far sentire a casa un nuovo cliente?
→ devi presentare un progetto importante?
→ stai facilitando un workshop con più persone?
Serve uno spazio pensato per accogliere e facilitare. Non deve essere lussuoso, ma deve funzionare bene. E soprattutto deve permettere di stare bene insieme, che sia per un’ora o per un’intera giornata.
Mente lucida, obiettivi chiari: con una riunione in presenza è più facile
Organizzare una riunione in presenza, scegliendo uno spazio ben curato:
→ aiuta a focalizzare l’attenzione (meno distrazioni),
→ riduce le incomprensioni e facilita la condivisione,
→ stimola una conversazione più fluida,
→ crea una “cornice” che dà valore al tempo condiviso.
In un’epoca in cui abbiamo più riunioni da fare che tempo per farle, scegliere il contesto adatto è un atto di rispetto verso chi partecipa. Un modo per dire: “questa riunione conta, e vogliamo farla bene”.
Le riunioni ben riuscite non sono frutto del caso. Sono fatte di attenzione, preparazione… e anche di spazi giusti. Perché una buona idea, detta nel posto sbagliato, rischia di passare inosservata ma se detta nel luogo giusto, può accendersi — e accendere chi l’ascolta.